שלושה צעדים, ואתם מסודרים לערב

מכירים את הרגע הזה בכניסה לאולם? לוח ענק עם 400 שמות, אנשים מצטופפים מולו, ומאחור כבר יש תור. עם QSeat האורח פשוט מוציא את הטלפון, סורק קוד אחד, מקליד את המספר שלו ורואה את השולחן שלו. רק את שלו. כל שאר הרשימה נשארת אצלכם.

צעד 1: פותחים אירוע (זה בחינם)

נרשמים עם אימייל, לוחצים על הקישור שמגיע למייל, ופותחים אירוע: השמות שלכם או שם האירוע, ותאריך. אפשר לפתוח כמה אירועים באותו חשבון, ולכל אחד תהיה רשימה וקוד משלו.

צעד 2: מעלים את רשימת המוזמנים

מעלים את קובץ האקסל שכבר יש לכם (xlsx, xls או csv). לא צריך לסדר אותו לפי תבנית. המערכת מוצאת לבד את הגיליון, את שורת הכותרות ואת העמודות: שם, טלפון, שולחן, צד והערות, בעברית או באנגלית. לפני השמירה תראו בדיוק מה נקלט ומה חסר.

• שם וטלפון חייבים להיות. שולחן אפשר להשאיר ריק, והאורח יראה שעוד לא שובץ לו שולחן עד שתעדכנו.
• כל צורת כתיבה של טלפון ישראלי עובדת: 050-1234567, 0501234567, +972... וגם בלי האפס בהתחלה.
• שורה בלי שם או עם טלפון שגוי לא נכנסת, ומופיעה לכם בטבלה נפרדת שבה אפשר לתקן אותה. כל השאר נכנס כרגיל.

מכאן מנהלים הכול מלוח הבקרה: מוסיפים אורח, מעבירים מישהו לשולחן אחר, משנים שם של שולחן שלם (וכל היושבים בו עוברים איתו) או מוחקים. שינוי של הרגע האחרון לא דורש להעלות את הקובץ מחדש.

צעד 3: תולים QR אחד בכניסה

בוחרים עיצוב מתוך 32 אפשרויות, מורידים קובץ PNG או שולחים ישר למדפסת. הקוד בנוי כך שייסרק בקלות גם בשלט גדול, גם כשהנייר קצת מקומט וגם בתאורה עמומה של אולם.

מה האורח רואה: מכוון את המצלמה לקוד, נפתח דף באינטרנט (בלי להוריד שום דבר ובלי סיסמה), מקליד את הטלפון שאיתו הוזמן, ורואה את מספר השולחן וכמה אנשים רשומים איתו. אם העליתם תפריט, יופיע לו גם כפתור לצפייה בתפריט.

כל אורח רואה רק את עצמו. אי אפשר לגלול ברשימת המוזמנים שלכם, ואף אחד לא רואה טלפונים של אחרים.

מה לא תצטרכו

• אפליקציה. לא אתם ולא האורחים. הכול עובד בדפדפן.
• מישהו שיעמוד בכניסה עם רשימה. קוד אחד על הקיר עושה את העבודה.
• מנוי. משלמים פעם אחת לאירוע. כל מה שצריך לדעת על המחיר.
• להיות טכנולוגיים. אם אתם יודעים לצרף קובץ למייל, תסתדרו מצוין.

שאלות שעולות הרבה

ומה אם אין קליטה באולם? הדף של האורח קטן מאוד ונטען גם בקליטה חלשה. אם אתם יודעים שהאולם הוא חור שחור, כדאי לבדוק איתם שיש Wi-Fi לאורחים.

אורח לא מוצא את עצמו? כמעט תמיד הוא הקליד טלפון אחר מזה שברשימה. כדאי שמישהו אחד בכניסה יוכל לפתוח את לוח הבקרה ולחפש לפי שם. עוד תשובות בשאלות הנפוצות.

מתלבטים איך בכלל לחלק את האורחים לשולחנות? כתבנו על זה מדריך שלם.