סידורי הושבה דיגיטליים — משלושה צעדים ועד ערב האירוע

סידורי הושבה דיגיטליים מחליפים את הלוח המודפס הענק בכניסה ואת עמדת הקבלה העמוסה. במקום שהאורח יחפש את שמו ברשימה של 400 איש מול תור שנוצר מאחוריו, הוא שולף טלפון, סורק קוד אחד, מקליד את המספר שלו — ורואה רק את מספר השולחן שלו. פרטי כל שאר האורחים נשארים אצלכם בלבד.

צעד 1 — יוצרים אירוע (בחינם)

נרשמים ל-QSeat עם כתובת אימייל, מאמתים אותה בלחיצה על הקישור שמגיע למייל, ויוצרים אירוע חדש: שם הזוג או שם האירוע, ותאריך. אפשר להקים כמה אירועים באותו חשבון — לכל אחד רשימה וקוד QR נפרדים לגמרי, בלי ערבוב.

צעד 2 — מעלים את רשימת המוזמנים מאקסל

מעלים קובץ אקסל אחד (xlsx, xls או csv). לא צריך תבנית מסודרת: QSeat מזהה לבד את הגיליון, את שורת הכותרות ואת העמודות — שם, טלפון, מספר שולחן, צד (חתן/כלה) והערות — לפי מילים נרדפות בעברית ובאנגלית. לפני השמירה רצה בדיקת תקינות שמראה בדיוק מה נקלט ומה חסר.

• שם וטלפון הם שדות חובה. מספר השולחן יכול להישאר ריק — האורח יראה "השולחן טרם שויך" עד שתעדכנו.
• המערכת מזהה כל פורמט של טלפון ישראלי: 050-1234567, 0501234567, +972... וגם בלי אפס מוביל.
• שורות בלי שם או עם טלפון לא תקין מדולגות ומוצגות לכם בנפרד — כל השאר מיובא.

אחרי הייבוא אפשר לנהל הכול מלוח הבקרה: להוסיף אורח, לשנות שולחן לאדם בודד, לשנות שם של שולחן שלם (כל האורחים עוברים איתו), או למחוק. שינוי של הרגע האחרון לא דורש להעלות מחדש את כל הקובץ.

צעד 3 — תולים קוד QR אחד בכניסה

במעצב ה-QR בוחרים אחת מ-12 תבניות רקע מעוצבות, מורידים קובץ PNG באיכות הדפסה גבוהה או שולחים ישר להדפסה. הקוד משתמש ברמת תיקון שגיאות גבוהה (30%), כך שהוא נקרא היטב גם בהדפסה גדולה, על נייר מתוח או מעט מקומט.

מה האורח חווה: סורק את הקוד עם מצלמת הטלפון ← נפתח דף אינטרנט (לא אפליקציה, בלי הורדה, בלי סיסמה) ← מקליד את מספר הטלפון שאיתו הוזמן ← רואה את מספר השולחן, וכמה אנשים רשומים תחת אותו טלפון. אם העליתם תפריט — יופיע גם כפתור "צפייה בתפריט".

כל אורח רואה רק את התוצאה שלו. אין רשימת שמות שאפשר לגלול בה, ומספרי הטלפון של המוזמנים לא נחשפים לאף אחד.

מה לא צריך

• אפליקציה — לא לכם ולא לאורחים. הכול דרך הדפדפן.
• עמדת קבלה מאוישת — קוד אחד בכניסה מספיק.
• מנוי — תשלום חד-פעמי לאירוע. פירוט המחיר.
• ידע טכני — אם אתם יודעים להעלות קובץ למייל, אתם יודעים להפעיל את זה.

שאלות שחוזרות

מה אם אין קליטה או Wi-Fi באולם? דף האורח קליל מאוד ונטען גם ברשת סלולרית חלשה. אם האולם ידוע כ"בור קליטה" — כדאי לוודא מול המקום שיש Wi-Fi לאורחים.

אורח לא מוצא את עצמו? ברוב המקרים זה טלפון שונה מזה שהוזן. מומלץ להשאיר בכניסה איש צוות אחד שיכול לפתוח את לוח הבקרה ולחפש לפי שם. ראו עוד בשאלות הנפוצות.

רוצים לצלול לפרטים של איך מחלקים אורחים לשולחנות בכלל? קראו את המדריך המלא לסידורי הושבה.